Mikäli potilaan asiakastietoihin on merkitty läheinen ensisijaiseksi yhteyshenkilöksi, ajanvarauskirjettä tulostettaessa kirjeen tulostusdialogilla oletusvalinta on läheinen. Käyttäjän tulee siis kirjettä tulostaessaan vaihtaa vastaanottajaksi asiakas, jotta kirje ei lähde yhteyshenkilölle. Ohjelmistovirheestä on tiedotettu terveydenhuollon ammattilaisiamme, mutta tästä huolimatta on meillä valitettavasti  tapahtunut muutama inhimillinen erehdys ja ajanvarauskirje on mennyt ensisijaiselle yhdyshenkilölle asiakkaan sijaan. Korjauspäivitys saataneen järjestelmätoimittajalta muutaman viikon sisällä.

Mikäli kansalainen tällaisen toiselle henkilölle osoitetun ajanvarauskirjeen saa, tulee hänen olla yhteydessä siihen terveydenhuollon yksikköön, josta ajanvarauskirje on lähetetty. Mikäli olemme kansalaisilta saaneet tapahtuneesta virheestä yhteydenoton on siitä käynnistynyt organisaatiossamme normaali tietosuojaloukkauksen mukainen prosessi. Ilmoituksen vastaanottaja tekee tietosuojaloukkauksesta Wpro tietoturvailmoituksen, jonka käsittelee terveydenhuollon tietosuojavastaava. Tietosuojaloukkauksen kohteeksi joutunutta kansalaista informoidaan tapahtuneesta ja ohjataan tarvittaessa ottamaan yhteyttä tietosuojavastaavaan.